對于活動策劃公司來說，活動的前期策劃和準備是至關(guān)重要的，所以活動沒有“彩排”，只有“現(xiàn)場直播”！公司經(jīng)營活動策劃者所策劃和推出的任何一個活動：從最初的邀請到現(xiàn)場進行管理，都是自己所在公司品牌形象的直接反映。無論你是在計劃一個新產(chǎn)品發(fā)布會，一個正式的會議，一個促銷，一個頒獎典禮或者一個籌款活動，你都應(yīng)該記住，一個值得紀念的活動的關(guān)鍵是細節(jié)。

　　一個社會活動的成功進行策劃涉及成千上萬的細枝末節(jié)，而且我們每一個環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)對于任何閃失。無論是50人還是2000人，預算是上萬元還是上百萬元，這次活動的策劃和管理就像是沒有保險的走鋼絲！

　　海報設(shè)計和舉辦一次實踐活動常常被比喻為執(zhí)導一部電影，無論它是一次普通工作會議，還是有限公司管理活動、籌款活動、正式會議、會展策劃活動、獎勵活動，或者沒有其他一些特殊教育活動。但實際上籌辦活動更像在策劃一場現(xiàn)場直播的表演。它是一場高空走鋼絲而沒有安全網(wǎng)的表演，活動過程中一旦企業(yè)開始就沒有進行任何可以彌補的機會。活動必須在同一時間完成，不得有任何預演。

　　你不可能喊：“停拍”，然后進行重新開始拍攝。你可以在劇本中看到電影的未來，但是你不能預測你的客戶和供應(yīng)商，在一個活動中會如何互動和反應(yīng)。不過你可以通過事先計劃，做一些準備相關(guān)工作，以便隨時處理意外情況。別忘了墨菲定律: 凡事都有可能出錯。

　　在一次中國婚禮上，一名女服務(wù)員自己不小心可以絆倒，把婚慶市場蛋糕倒扣在地上。幸運的是，蛋糕上覆蓋了一層布，只破壞了設(shè)計的最上面一層。蛋糕被馬上自己送回中國廚房用糖霜、鮮花和新娘花束上的薄紗重新進行裝飾設(shè)計一番，很快又可以同時登場拍照了。雖然你不是在拍一部奧斯卡獲獎電影，但你創(chuàng)作的作品可能會留下持久的印象。

　　任何一個一場策劃活動，無論是50人的小型企業(yè)活動主要還是2000余人的大型文化活動，應(yīng)該像電影進行制作那樣有詳細的“劇本”，活動的預算也應(yīng)該更加詳盡明確。為各類工作會議、公司管理活動、禮儀教育公司、新產(chǎn)品信息發(fā)布、模特公司、獎勵旅游活動和特殊活動所作的預算少則幾萬，多則可達幾十萬甚至可以超出50萬美元,進行發(fā)展如此周密策劃的目的正如假日飯店的老標語所言：“不可有意外的事情沒有發(fā)生” 在你自己開始通過策劃之前，你首先應(yīng)決定我們是否該舉辦這次實踐活動？如果我們決定舉辦，那么企業(yè)就要決定社會活動的規(guī)模，而活動發(fā)展規(guī)模取決于兩個要術(shù)：資金和管理目標，你能花多少錢？你要做的第一件事就是決定，你可以為一個活動預留多少錢。即使是最小的事件，也必須有經(jīng)濟擔保。你可能會影響發(fā)現(xiàn)你的資金管理還不足以舉辦一場經(jīng)濟活動。等到你有足夠的錢開始一項活動，總比等到錢花光了要好得多。如果你對錢沒有問題，你必須提前決定你能花多少錢，然后根據(jù)你的預算來計劃活動。預先對費用作粗略估算很有發(fā)展必要，因為我們通常先要獲得企業(yè)上級部門對預算的批準，活動時間才能通過舉辦。

　　下面我們列出的初步進行預算的樣本，將幫助你粗略估算出舉辦一些活動的主要管理費用：成本的初步估算方法一般企業(yè)來說，你可以從供應(yīng)商那里獲取你想購買的各種不同物品的書面報價，在初步分析預算沒有得到政府批準后這些產(chǎn)品價格問題將會更加確定發(fā)展下來，下面是一個?初步建立預算的樣本，它包括具有以下研究主要財務(wù)費用：邀請函、住宿、交通、會場租金、布置相關(guān)費用、食品、飲料、擺花、裝飾、音樂、娛樂、發(fā)言人、舞臺布置、視聽技術(shù)設(shè)備、燈光、特殊教育效果、攝影師、座位卡、菜單、禮品、保險、保安、勞務(wù)費、電費、宣傳提高材料、公關(guān)處理費用、翻譯費、郵寄和手續(xù)費、海關(guān)、工作服務(wù)人員的工資、各種雜費制作自己一份詳細的清單，暫且不計費用，把所有數(shù)據(jù)可能就是需要的東西都包括進去，然后用彩筆標出其中教師必須列人的項目。剩下的項目管理可以在初步預算分析確定研究之后有選擇地補充進去。如果你最初的成本估計只包括必要的項目，而總成本超過預算，那么你應(yīng)該仔細考慮是否進一步執(zhí)行計劃。如果一個初步估算遠未超過企業(yè)預算，你就可以開始通過添加那些備選項目了。