對于活動策劃公司來說，活動的前期策劃和準(zhǔn)備是至關(guān)重要的，所以活動沒有“彩排”，只有“現(xiàn)場直播”！公司經(jīng)營活動策劃者所策劃和推出的任何一個活動：從最初的邀請到現(xiàn)場進(jìn)行管理，都是自己所在公司品牌形象的直接反映。無論你是在計劃一個新產(chǎn)品發(fā)布會，一個正式的會議，一個促銷，一個頒獎典禮或者一個籌款活動，你都應(yīng)該記住，一個值得紀(jì)念的活動的關(guān)鍵是細(xì)節(jié)。

　　一個社會活動的成功進(jìn)行策劃涉及成千上萬的細(xì)枝末節(jié)，而且我們每一個環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)對于任何閃失。無論是50人還是2000人，預(yù)算是上萬元還是上百萬元，這次活動的策劃和管理就像是沒有保險的走鋼絲！

　　海報設(shè)計和舉辦一次實踐活動常常被比喻為執(zhí)導(dǎo)一部電影，無論它是一次普通工作會議，還是有限公司管理活動、籌款活動、正式會議、會展策劃活動、獎勵活動，或者沒有其他一些特殊教育活動。但實際上籌辦活動更像在策劃一場現(xiàn)場直播的表演。它是一場高空走鋼絲而沒有安全網(wǎng)的表演，活動過程中一旦企業(yè)開始就沒有進(jìn)行任何可以彌補的機會。活動必須在同一時間完成，不得有任何預(yù)演。

　　你不可能喊：“停拍”，然后進(jìn)行重新開始拍攝。你可以在劇本中看到電影的未來，但是你不能預(yù)測你的客戶和供應(yīng)商，在一個活動中會如何互動和反應(yīng)。不過你可以通過事先計劃，做一些準(zhǔn)備相關(guān)工作，以便隨時處理意外情況。別忘了墨菲定律: 凡事都有可能出錯。

　　在一次中國婚禮上，一名女服務(wù)員自己不小心可以絆倒，把婚慶市場蛋糕倒扣在地上。幸運的是，蛋糕上覆蓋了一層布，只破壞了設(shè)計的最上面一層。蛋糕被馬上自己送回中國廚房用糖霜、鮮花和新娘花束上的薄紗重新進(jìn)行裝飾設(shè)計一番，很快又可以同時登場拍照了。雖然你不是在拍一部奧斯卡獲獎電影，但你創(chuàng)作的作品可能會留下持久的印象。

　　任何一個一場策劃活動，無論是50人的小型企業(yè)活動主要還是2000余人的大型文化活動，應(yīng)該像電影進(jìn)行制作那樣有詳細(xì)的“劇本”，活動的預(yù)算也應(yīng)該更加詳盡明確。為各類工作會議、公司管理活動、禮儀教育公司、新產(chǎn)品信息發(fā)布、模特公司、獎勵旅游活動和特殊活動所作的預(yù)算少則幾萬，多則可達(dá)幾十萬甚至可以超出50萬美元,進(jìn)行發(fā)展如此周密策劃的目的正如假日飯店的老標(biāo)語所言：“不可有意外的事情沒有發(fā)生” 在你自己開始通過策劃之前，你首先應(yīng)決定我們是否該舉辦這次實踐活動？如果我們決定舉辦，那么企業(yè)就要決定社會活動的規(guī)模，而活動發(fā)展規(guī)模取決于兩個要術(shù)：資金和管理目標(biāo)，你能花多少錢？你要做的第一件事就是決定，你可以為一個活動預(yù)留多少錢。即使是最小的事件，也必須有經(jīng)濟(jì)擔(dān)保。你可能會影響發(fā)現(xiàn)你的資金管理還不足以舉辦一場經(jīng)濟(jì)活動。等到你有足夠的錢開始一項活動，總比等到錢花光了要好得多。如果你對錢沒有問題，你必須提前決定你能花多少錢，然后根據(jù)你的預(yù)算來計劃活動。預(yù)先對費用作粗略估算很有發(fā)展必要，因為我們通常先要獲得企業(yè)上級部門對預(yù)算的批準(zhǔn)，活動時間才能通過舉辦。

　　下面我們列出的初步進(jìn)行預(yù)算的樣本，將幫助你粗略估算出舉辦一些活動的主要管理費用：成本的初步估算方法一般企業(yè)來說，你可以從供應(yīng)商那里獲取你想購買的各種不同物品的書面報價，在初步分析預(yù)算沒有得到政府批準(zhǔn)后這些產(chǎn)品價格問題將會更加確定發(fā)展下來，下面是一個?初步建立預(yù)算的樣本，它包括具有以下研究主要財務(wù)費用：邀請函、住宿、交通、會場租金、布置相關(guān)費用、食品、飲料、擺花、裝飾、音樂、娛樂、發(fā)言人、舞臺布置、視聽技術(shù)設(shè)備、燈光、特殊教育效果、攝影師、座位卡、菜單、禮品、保險、保安、勞務(wù)費、電費、宣傳提高材料、公關(guān)處理費用、翻譯費、郵寄和手續(xù)費、海關(guān)、工作服務(wù)人員的工資、各種雜費制作自己一份詳細(xì)的清單，暫且不計費用，把所有數(shù)據(jù)可能就是需要的東西都包括進(jìn)去，然后用彩筆標(biāo)出其中教師必須列人的項目。剩下的項目管理可以在初步預(yù)算分析確定研究之后有選擇地補充進(jìn)去。如果你最初的成本估計只包括必要的項目，而總成本超過預(yù)算，那么你應(yīng)該仔細(xì)考慮是否進(jìn)一步執(zhí)行計劃。如果一個初步估算遠(yuǎn)未超過企業(yè)預(yù)算，你就可以開始通過添加那些備選項目了。