在一些比較有規(guī)模的或者是比較有名氣的會議活動策劃中，邀請媒體朋友，借助媒體達到活動現(xiàn)場不管是現(xiàn)場拍攝還是會議記錄，不管是活動開始前的新聞造勢還是說對后期的信息跟蹤，都對我們的活動起到了積極促進的作用，所以對于媒體這一塊的工作我們也要做到相應的配合，要和媒體協(xié)調溝通充分懂得尊重他們的時間，決不能忘記他們對于你的活動的積極報道和關鍵作用。專業(yè)的活動策劃公司在策劃好整個活動的同時，媒體也是要充分重視的。

　　一、媒體報道是否也是活動的一部分

　　我們要把握好哪些環(huán)節(jié)是希望媒體介入的，活動策劃公司要提前舉行新聞發(fā)布會，或者單獨安排媒體采訪。要安排好哪些人是要出現(xiàn)在鏡頭前面的，注意形象。

　　二、媒體是否以應邀嘉賓的身份出席活動

　　餐飲方面的安排是否已將媒體人士計算在內(nèi)?如果舉辦雞尾酒會，之后有晚餐那么作為活動策劃公司的你打算為媒體工作人員單獨安排餐桌，還是讓他們和其他賓客一同進餐?其實如果你邀請媒體作為活動的嘉賓，那么就要把他們當作嘉賓來看待。如果你只是邀請他們對活動某項內(nèi)容進行報道，就應該在請柬中說明，他們自然會明白你的安排。如果出于安全原因，重要人物每次只能接受一家媒體的采訪，你就應該為他們準備單獨的媒體工作間。

　　三、媒體有沒有特殊要求

　　例如單獨的媒體工作間、媒體報道器材或者媒體報道設備車的停車場地，會議公司要清楚媒體工作人員什么時候到達、他們會帶來哪些設備、他們感興趣的熱點以及如何給他們的工作提供方便，不能毫無準備。你一定不希望一個參加活動的新聞組來了半天卻沒有什么可報道的吧。如果媒體來的過早，名人和客人都還沒有到，娛樂活動也沒有開始，對大家來說都很浪費時間。因此你應該告知媒體最佳的到達時間，要牢記媒體節(jié)目的規(guī)定播放時間。例如，如果你想要總裁的演講在晚上11點的新聞節(jié)目中播出，必須給媒體攝像和編輯人員充足時間來準備他們的報道。為了取得最佳效果，你應該盡可能在各個方面和媒體配合，這樣才能取得雙贏的效果，并且在你舉辦下一次活動時他們還會再來。

　　四、準備宣傳資料袋的目的是什么

　　宣傳資料袋內(nèi)應包含活動所有的相關信息。要考慮報道的核心以及你希望記者報道的信息。如果可能的話，這些信息應包括所有客人的資料或關于活動贊助商的背景信息。要了解需要多少宣傳資料袋，確保將其費用計入預算。要考慮這些材料由誰負責，要什么地方分發(fā)，如何分發(fā)以及由誰負責分發(fā)。要是否需要為媒體準備單獨的報到處，以便于他們簽到的領取宣傳材料，避免出現(xiàn)等到采訪和拍攝結束時才拿到材料的現(xiàn)象。用這種方法還可以發(fā)解誰已經(jīng)到達，可以派代表帶他們參觀重要活動區(qū)，將他們介紹給重要人物。你還可以得知媒體人員中沒有到達的人員情況，給他們打電話或者郵寄材料。

　　媒體作為一種有效的宣傳方式，媒體的到來無疑為我們的整個活動做好了很好的宣傳與造勢!